La gestione integrata dei processi aziendali

L'approccio SINT
Nella normale gestione del lavoro in azienda ci troviamo quotidianamente a svolgere molteplici attività quali la gestione delle richieste d'offerta, il calcolo dei preventivi di costo (fattibilità tecnico-economiche), l'elaborazione delle offerte, le richieste di assistenza post-vendita, la programmazione della produzione e relativa consuntivazione, la gestione della manutenzione, etc etc.

Tali attività hanno spesso una caratteristica in comune ovvero sono attività che vengono "gestite" attraverso specifici "strumenti" che risultano fra loro slegati; si veda

- l'utilizzo di file in Excel o specifici applicativi per la programmazione della produzione e la registrazione del portafoglio Offerte / Contratti
- l'utilizzo di gestionali per la gestione amministrativa contabile che, essendo troppo rigidi, vengono per tale motivo parzialmente utilizzati
- l'utilizzo di Microsoft outlook per l'Anagrafica clienti, etc etc.

Attualmente sono disponibili sul mercato soluzioni informatiche quali:
- Specifici applicativi per la pianificazione e consuntivazione della produzione, per la Manutenzione del parco macchine ed attrezzature.

- CRM (Customer Relationship Management ) nei quali i dati, le informazioni e la conoscenza per l'appunto delle attività di relationship dei clienti sono opportunamente condivise secondo specifici criteri.

- CMS (Content management system ) ovvero Sistemi di gestione dei contenuti che consentono la creazione, aggiornamento, distruzione ed utilizzo di informazioni e dati

D'altra parte per le aziende cha attuano un Sistema di Gestione per la Qualità conforme alla ISO 9001 vi sono dei requisiti che esse debbono soddisfare e sono quelli legati alla gestione dei processi quali la formazione del personale, la gestione documentale, le Non conformità, le Azioni correttive e preventive, . . ); anche qui vengono adottate soluzioni informatiche ma che rimangono slegate dal CRM/CMS utilizzato, dal Gestionale aziendale o da ulteriori software/applicativi presenti.

La SINT progetta e sviluppa sistemi informatici per la gestione integrata dei processi aziendali che consentono raggiungere obiettivi quali:
- ottimizzare sempre più la comunicazione tra l'impresa ed i suoi clienti aumentandone la fidelizzazione ed identificando nuove strategie, canali ed opportunità di vendita.
- ottimizzare i processi con abbattimento dei tempi dedicati ad attività a valor aggiunto nullo
- aumentare la produttività attraverso una precisa programmazione, consuntivazione nonche un'attenta analisi delle fonti di inefficienza
- rendere più efficace il Sistema di Gestione per la Qualità (per le aziende che lo applicano).

I Punti di forza della SOLUZIONE SINT sono:
- costi concorrenziali in riferimento alla personalizzazione di gestionali pre-esistenti utilizzati in parte per gli aspetti amministrativo contabili proprio per la loro rigidezza
- ampia possibilità di personalizzare l'applicativo in riferimento alle esigenze del cliente
- possibilità di procedere per step affinando via via l'applicativo in oggetto
- utilizzo di una valida e stabile piattaforma informatica (es. Lotus Domino della IBM)
- controllo degli accessi a seconda delle competenze assegnate e dei processi in oggetto assicurando la necessaria riservatezza dei dati manipolati
- possibilità di controlli automatici sullo stato delle attività segnalando le attività scadute on in corso di scadenza
- possibilità di viste personalizzate per lo specifico utente
- Sistema di monitoraggio dei processi ed attività con Reportistica totalmente configurabile.

Il caso specifico
La "Soluzione" che di seguito illustriamo riguarda un'azienda del settore EDILE che realizza palificazioni di piccolo e medio diametro, sondaggi, pozzi e prove di carico Certificata ISO 9001 dal 2000.
La peculiarità del lavoro comporta il dover gestire una notevole mole di richieste di preventivo, offerte e relativi cantieri (circa 400 cantieri l'anno).
Facciamo notare che, essendo l'azienda certificata ISO 9001 e supportata dalla SINT da vari anni, era già presente una modulistica per la registrazione delle richieste d'offerta, la successiva gestione dei contatti commerciali nonchè per la parte del "controllo di produzione".

Il successo dell'applicativo è stato raggiunto attraverso l'utilizzo della piattaforma Lotus Notes (Domino) della IBM che ha permesso di informatizzare fedelmente la modulistica utilizzata dall'azienda affinandola ulteriormente (vedi analisi condotta dai consulenti SINT facenti parte del progetto) ed inserendovi automatismi, collegamenti e flag di controllo che hanno ottimizzato la comunicazione e la condivisione delle informazioni in azienda.

Il software è stato suddiviso in 4 parti o blocchi ovvero:
- VENDITE
- PROCESSO PRODUTTIVO�
- QUALITA'
- REPORTISTICA.

Riportiamo di seguito lo schema di flusso per il PROCESSO VENDITE sul quale è stata realizzata la struttura portante (workflow) del primo blocco.
Sono evidenziati i "collegamenti" con altri parti dell'applicativo quali per l'appunto la valutazione dei fornitori ed il monitoraggio dei processi (REPORTISTICA).

Fig.1 Schema di Flusso "VENDITE"

Il punto di partenza per il processo relativo alle Vendite è stato quindi il definire un'anagrafica dei "prodotti / servizi" unitamente alla Rubrica clienti e fornitori.

Fig.2 Vista clienti (cliente selezionato)

Chiaramente per motivi di privacy riportiamo l'estratto della vista clienti col cliente "fittizio" selezionato SINT SRL Soluzioni Integrate.

Facendo doppio click sul nominativo selezionato è possibile accedere alla Scheda Cliente.

In Figura 3 possiamo vedere il dettaglio della Scheda Cliente (Fornitore) suddivisa in specifiche "cartelle" quali:
- dati generali (Nominativo, codice fiscale, codice interno, piva, email, numeri telefonici)
- Indirizzo (indirizzo sede legale, sede operativa, . .)
- Dettagli (eventuali specifiche tecniche, normative di riferimento)
- Qualità(valutazione del fornitore e customer satisfaction qualora trattasi di cliente)
- Richieste (riepilogo delle richieste d'offerta per il cliente in oggetto)*
- Offerte (riepilogo delle offerte per il cliente in oggetto)*
- Commesse (riepilogo delle commesse per il cliente in oggetto)*.

* = presente solo per i clienti chiaramente possibile stampare tutti i contenuti attraverso opportune STAMPE che sono totalmente configurabili (es. Vista clienti, Scheda cliente)

Fig.3 Scheda Cliente / Fornitore

Fig.4 Scheda Cliente / Fornitore (dettaglio Richieste)

Nella Cartella "Richieste" sono riportate le 2 richieste che troviamo nello stato "Evase" ovvero trattasi di quelle Richieste per le quali sono state emesse le relative Offerte.
In Fig.5 è riportata la videata relativa alla Scheda richiesta nella quale possiamo vedere i Servizi richiesti (es. Pali e Palandole); per ognuno di tali servizi sarà possibile accedere ad una ulteriore Cartella contenuta all'interno della Scheda Richiesta.

Ribadiamo come tutte le informazioni (o campi) sono ampiamente personalizzabili in relazione alle esigenze del cliente.

Fig.5 Scheda Richiesta (dettaglio Richieste)

Sempre con la medesima modalità ovvero facendo doppio click sulla richiesta selezionata è possibile accedere ai contenuti della richiesta come da fig.5.

Viene quindi fissato col cliente un "sopralluogo" (vedi Appuntamento del, luogo e persona che ha svolto il sopralluogo) potendone registrare l'esito e relative note a riguardo; per dettagli si veda la fig.6.

Fig. 6 estratto "Scheda Appuntamento"

L'intero iter:
- richiesta d'offerta
- offerta
- commessa (accettazione dell'offerta) è consultabile dal menù sotto riportato in fig.7.

Possiamo notare come siano presenti i "collegamenti" per le altre parti dell'applicativo ovvero PROCESSO PRODUTTIVO (Acquisti, Commesse, Rapporti di lavoro, SAL).

Fig. 7 Men� complessivo

Riportiamo in Fig. 8 un estratto della vista relativa alle commesse acquisite (non sono riportati i nominativi dei clienti ed ulteriori informazioni sensibili per ragioni di privacy). L'analisi condotta nella prima fase del progetto ha comportato altresì una revisione da parte dell'azienda cliente del proprio modo di "classificare" le commesse attraverso l'introduzione di un codice commessa, uno stato commessa unitamente alle modalità di programmazione delle commesse stesse.

Possiamo notare come la parte relativa alla gestione della documentazione (specifiche cliente quali Disegni, Relazioni, . . per il cantiere in oggetto e documentazione interna relativa alla sicurezza sul lavoro) sia pienamente gestita attraverso una specifica Scheda e visivamente verificabile attraverso un apposito campo predisposto (Doc.ne).

Fig. 8 Elenco Commesse

Per la REPORTISTICA sono state definite con l'azienda cliente le informazioni (parametri) da monitorare quali appunto il fatturato, il totale dei costi, l'utile, i giorni lavorati e di fermo, . . . . etc. Per ulteriori informazioni contattare la SINT Soluzioni integrate srl.